Le règlement intérieur en entreprise
Le règlement intérieur est un document établi par l'employeur dans les entreprises d'au moins 20 salariés. Il fixe les règles sur le lieu de travail.
Qu’est-ce que le règlement intérieur d’une entreprise ?
C’est un document établi par l’employeur qui fixe les règles que les salariés (et autres travailleurs dans l’entreprise : intérimaires, stagiaires, prestataires, etc.) doivent respecter. Il prévoit notamment les règles en matière d’hygiène, de santé et de sécurité au travail ainsi que les règles relatives à la discipline.
Le règlement intérieur est-il obligatoire ?
Article L1311-1 et suivants du Code du travail.
Le règlement intérieur est obligatoire dans les entreprises et établissements occupants habituellement au moins 20 salariés. Lors de l’atteinte de ce seuil de 20 salariés en cas de création d’entreprise, l’employeur dispose de 3 mois pour le mettre en place. En cas de franchissement de ce seuil dans les autres cas, l’employeur dispose de 6 mois pour l’élaborer (circulaire DRT N° 5-83 du 15 mars 1983).
Le champ d’application du règlement intérieur est large : les entreprises et établissements industriels, commerciaux ou agricoles, les établissements publics à caractère industriel et commercial, les offices publics et ministériels, les professions libérales, les sociétés civiles, les syndicats professionnels, les sociétés mutualistes, les organismes de sécurité sociale (Or ACOSS et caisses nationales), les associations…
Et pour les entreprises de moins de 20 salariés ?
En dessous du seuil de 20 salariés, l’établissement d’un règlement intérieur est facultatif. L’employeur qui l’établit dans cette situation devra lui aussi respecter les conditions de fond et de forme prévues par la loi.
La loi PACTE : modification du seuil d’effectif pour le règlement intérieur
La loi PACTE (plan d'action pour la croissance et la transformation des entreprises) a été adoptée par le Parlement le 11 avril 2019. Certaines de ses mesures impactent les seuils d’effectif, notamment celui de 20 salariés rendant le règlement intérieur obligatoire. En effet, la loi prévoit de supprimer le seuil de 20 salariés dans un objectif d'allègement et de simplification des obligations des entreprises. Ainsi, le seuil qui déclenche l’obligation d’élaboration du règlement intérieur sera relevé à 50 salariés. Dans sa décision du 16 mai 2019 (n° 2019-781 DC), le Conseil constitutionnel a validé les principales mesures sociales de la loi, dont la suppression du seuil d’effectif de 20 salariés. Ces mesures seront effectives à compter du 1er janvier 2020.
La mise en place du règlement intérieur
L’élaboration du règlement intérieur par l’employeur (et sa modification) est soumise au respect de certaines formalités : la rédaction en français, la consultation des instances représentatives du personnel, la communication à l’inspection du travail, le dépôt et la publicité du règlement.
Article R1323-1 du Code du travail.
Le non-respect des exigences répertoriées ci-dessous est puni d’une amende prévue pour les contraventions de 4ème classe, soit 750 € pour le dirigeant et 3750 € pour la personne morale (la société).
Rédaction en français
Article L1321-6 du Code du travail.
Le règlement intérieur doit être rédigé en français. Toutefois, il peut être accompagné de traductions en une ou plusieurs langues étrangères. Tout document qui comporte des obligations pour le salarié ou qui est nécessaire à celui-ci pour l’exécution de son travail doit également être rédigé en français.
Précisions : cette obligation ne s’applique pas aux documents reçus de l’étranger / destinés à des étrangers. Elle ne s’applique pas non plus lorsque l’activité de l’entreprise suppose l’utilisation d’une langue étrangère commune (la capacité de lecture et de compréhension des documents doit être une condition d’exercice du poste).
Consultation des représentants du personnel
L’introduction et la modification du règlement intérieur supposent de recueillir l’avis des Instances Représentatives du Personnel. Il convient de distinguer l’entreprise qui dispose d’un CSE, de celle qui fonctionne avec les anciennes IRP, et l’entreprises dépourvue d’IRP.
Les représentants du personnel rendent un avis. Cet avis ne lie pas l’employeur. Ainsi, le règlement intérieur peut être appliqué même si le CSE ne l’a pas approuvé. Il convient toutefois de rappeler qu’un dialogue social apaisé passe par une réelle prise en compte des représentants du personnel et de leurs avis
Si l’avis ne s’impose à l’employeur, il reste toutefois une formalité obligatoire à la mise en place du règlement intérieur. À défaut de consultation des IRP, le règlement intérieur est réputé nul : il ne s’impose pas aux salariés.
Comité Social et Économique
Le projet de règlement intérieur doit être soumis pour avis au comité social et économique (CSE). Pour rappel, le CSE est l’instance représentative du personnel issue de la fusion des délégués du personnel, du comité d’entreprise et du CHSCT.
Délégué du personnel, Comité d’Entreprise, CHSCT
À défaut de CSE, le règlement intérieur est soumis au CE (ou aux délégués du personnel à défaut de CE). L’employeur devra également recueillir l’avis du CHSCT sur toutes les thématiques relevant de sa compétence (santé, sécurité, conditions de travail).
En l’absence de représentation élue du personnel
Circulaire DRT N° 5-83 du 15 mars 1983
Dans les entreprises sans représentation élue du personnel, l’employeur reste tenu d’élaborer le règlement intérieur. Il le rédige seul, sous contrôle de l’inspecteur du travail.
Communication du règlement intérieur à l’inspecteur du travail
Contrôle de légalité par l’inspecteur du travail
Article L1322-1 du Code du travail.
L’inspecteur du travail va contrôler la légalité du règlement intérieur. À tout moment, l’inspecteur du travail peut exiger le retrait ou la modification des clauses du règlement qu’il juge contraires aux dispositions du Code du travail.
L’employeur doit ainsi lui envoyer 2 exemplaires du règlement intérieur. Il doit également lui communiquer l’avis des représentants du personnel consultés.
L’avis de représentants du personnel : Il est matérialisé par les procès-verbaux des réunions, d’un simple compte-rendu de la réunion où la question a été évoquée.
Article L1322-2 du Code du travail
La décision de l’inspecteur du travail est motivée. Elle sera notifiée à l’employeur et aux membres du CSE.
L’inspecteur du travail compétent
Il s’agit de l’inspecteur dont dépend l’entreprise ou l’établissement.
Dans le cadre d’un règlement intérieur unique, applicable à l’entreprise et à l’ensemble de ses établissements, l’inspecteur compétent est celui du siège de l'entreprise.
Pour des questions de preuve, il est fortement conseillé d’adresser le courrier contenant les 2 exemplaires du règlement et les avis des IRP en lettre recommandée avec avis de réception (LRAR).
Le défaut de communication du règlement intérieur à l’inspecteur du travail
La communication du règlement intérieur à l’inspecteur du travail est une condition de validité du règlement. L’employeur qui ne respecte pas cette obligation rend le règlement intérieur inopposable à ses salariés : il ne pourra pas sanctionner un salarié qui aurait enfreint le règlement.
À l’inverse, le salarié peut se prévaloir du règlement intérieur même si l’employeur n’a pas accompli la formalité de communication à l’inspecteur du travail. En clair : le règlement intérieur serait opposable à l’employeur, mais pas au salarié.
Recours contre la décision de l’inspecteur du travail
Article L1322-3 du Code du travail.
La décision de l’inspecteur du travail est ouverte aux recours : un recours hiérarchique, et un recours contentieux.
Le recours hiérarchique (R1322-1 du Code du travail). L’employeur (ou les salariés ou leurs représentants) qui souhaite contester la décision de l’inspecteur du travail peut le faire dans un délai de 2 mois à compter de la notification de la décision de l’inspecteur. Ce recours s’exerce auprès de la DIRECCTE.
La décision de la DIRECCTE est motivée et adressée à l’employeur, et communiquée pour information aux représentants du personnel. Le silence gardé de l’administration pendant 2 mois vaut décision implicite d’acceptation du recours (L231-1 du Code des relations entre le public et l'administration).
La décision de la DIRECCTE peut elle-même faire l’objet d’un recours : devant le ministre du travail, ou devant un juge (recours contentieux).
Le recours contentieux. Ce recours en annulation pour excès de pouvoir peut être exercé devant le tribunal administratif contre la décision de l’administration, et ce dans un délai de 2 mois à compter de la notification de la décision.
Dépôt et publicité du règlement intérieur
Simultanément à l’envoi du courrier à l’inspection du travail, l’employeur doit remplir deux formalités complémentaires : déposer le texte du règlement intérieur auprès du greffe du conseil de prud’hommes , et organiserla publicité du règlement intérieur dans l’entreprise.
Dépôt du règlement intérieur au conseil de prud’hommes
R1321-2 du Code du travail.
Le règlement intérieur doit être déposé au greffe du conseil de prud’hommes du ressort de l’entreprise ou de l’établissement. Pour connaître le conseil de prud’hommes territorialement compétent pour votre entreprise, rendez-vous sur annuaires.justice.gouv.fr.
Affichage et publicité dans l’entreprise
R1321-1 du Code du travail.
Le règlement intérieur doit être porté, par tout moyen, à la connaissance des personnes ayant accès aux lieux de travail ou aux locaux où se fait l'embauche.
En cas de non-respect des formalités
Cour de cassation, Chambre sociale, 4-11-2015 n° 14-18.573.
Le règlement intérieur qui n’a pas été soumis aux formalités de dépôt et de publicité ne sera pas opposable aux salariés. L’employeur devra prouver qu’il a bien effectué ces formalités en cas de contentieux.
Entrée en vigueur du règlement intérieur
Délai d’un mois
R1321-3 du Code du travail.
Le règlement intérieur fixe la date de son entrée en vigueur. Cette date doit être postérieure d'un mois à l'accomplissement des formalités de dépôt et de publicité.
Le délai dont dispose l’inspecteur du travail pour se prononcer sur le règlement intérieur n’est pas suspensif : même si l’inspecteur du travail n’a pas fait connaître ses observations, le règlement pourra entrer en vigueur.
Mesures urgentes relatives à l’hygiène et la sécurité
L1321-5 du Code du travail.
Lorsque l’urgence le justifie, les obligations relatives à la santé et à la sécurité peuvent recevoir application immédiate. L’employeur devra communiquer les dispositions en cause au secrétaire du CSE et à l’inspecteur du travail.
Contenu du règlement intérieur
Mentions obligatoires du règlement intérieur
Article L1321-1 et suivants du Code du travail.
Le contenu du règlement intérieur est strictement encadré par la loi. Celle-ci fixe les mentions obligatoires et celles qui sont interdites.
Ainsi, le règlement intérieur doit prévoir :- Les règles relatives à l’hygiène, la santé et à la sécurité dans l’entreprise (ou l’établissement) ;
- Les conditions dans lesquelles les salariés peuvent être appelés à participer, à la demande de l'employeur, au rétablissement de conditions de travail protectrices de la santé et de la sécurité des salariés, dès lors qu'elles apparaîtraient compromises ;
- Les règles générales et permanentes relatives à la discipline dans l’entreprise (notamment l’échelle des sanctions) ;
- Les dispositions relatives aux droits de la défense des salariés ;
- Les dispositions relatives aux harcèlements moral et sexuel et aux agissements sexistes ;
- Sa date d’entrée en vigueur ;
Ainsi, doivent être exclues du règlement intérieur toutes les clauses, même facultatives, ayant pour objet des matières autres que celles visées ci-dessus. Exemple : une clause visant le contrat de travail, l’embauche, la période d’essai...
Règles relatives à l’hygiène, à la santé et à la sécurité
Le règlement intérieur doit prévoir des mesures d’application de la réglementation en matière de santé et de sécurité dans l’entreprise. L’employeur n’est pas tenu de reproduire les dispositions applicables dans son règlement, ni d’en dresser une liste exhaustive.
Ces dispositions doivent avoir pour objet la prévention des accidents du travail et des maladies professionnelles (l’obligation de sécurité de l’employeur et sa responsabilité personnelle en cas de défaillance restent inchangées : aucune suppression ni transfère sur les salariés).
Le règlement fixe les instructions que doivent suivre les salariés pour assurer leur sécurité personnelle, mais également celle des autres. Il pourra également prévoir les sanctions applicables en cas de manquement à ces instructions.
À noter : le règlement peut prévoir l’obligation pour les salariés de se rendre aux visites médicales et examens complémentaires.
Règles relatives à la discipline
La notion de discipline. Le règlement intérieur fixe les règles générales et permanentes relatives à la discipline.
“L'entreprise constitue une communauté à vocation limitée. Elle ne rassemble des personnes que pendant une durée limitée, le temps de travail, et pour atteindre une finalité limitée, la production de biens ou de services. Si son fonctionnement, comme celui de toute autre collectivité organisée, dépend du respect d'un certain nombre de règles, ces règles ne sont justifiées que dans la mesure où elles sont nécessaires à la fois à assurer la coexistence entre les membres de la communauté de travail et à atteindre l'objectif économique pour lequel cette communauté a été créée. Cette double finalité marque également leur limite.”, Circ. DRT 5-83 du 15-3-1983.
L’employeur ne dispose pas d’une liberté totale dans l’élaboration et l’application des règles de discipline dans son entreprise. Le règlement ne doit prévoir que des mesures disciplinaires nécessaires pour assurer le fonctionnement de l’entreprise et la coexistence des travailleurs sur les lieux de travail. Il ne peut pas prévoir des interdictions générales et absolues.
Les mesures prévues doivent ainsi constituer des obligations, des interdictions ou des limitations dont lenon-respect expose à des sanctions.
Exemples de clauses autorisées :- L’obligation de respecter les horaires de travail ;
- L’obligation de prévenir en cas d’absence ou de retard ;
- L’interdiction d’emporter des objets appartenant à l’entreprise sans autorisation ;
L’échelle et la nature des sanctions
Le règlement intérieur doit prévoir les sanctions applicables dans l’entreprise et les classer selon leur importance. Les conventions collectives prévoient parfois une échelle des sanctions. Le règlement intérieur ne peut pas être plus sévère ou prévoir plus de sanctions que celles prévues dans la convention collective applicable à l’entreprise.
Exemple d’échelle des sanctions :- Avertissement,
- Blâme,
- Mise à pied,
- Rétrogradation,
- Licenciement.
Droit de la défense des salariés
Le règlement rappelle les règles en matière de droit de la défense des salariés. Ainsi, l’employeur doit y faire figurer la procédure disciplinaire légale (ou celle prévue par la convention collective applicable). Pour rappel, la procédure disciplinaire légale se déroule de la manière suivante : convocation à un entretien préalable, tenue de l’entretien, choix de la sanction par l’employeur, notification de la sanction au salarié et son exécution.
Harcèlement et agissements sexistes
Le règlement intérieur de l’entreprise rappelle les dispositions légales relatives au harcèlement moral, sexuel et aux agissements sexistes (L1551-1 et suivants et L1142-2-1 du Code du travail). Il rappelle la protection accordée aux victimes et témoins de harcèlement, et les sanctions applicables aux auteurs.
Mentions interdites du règlement intérieur
Article L1321-3 du Code du travail.
Clauses contraires aux lois, aux règlements et aux accords collectifs
Le règlement intérieur ne peut pas contenir de clauses contraires aux lois et aux règlements. Qu’importe que ces lois et règlements relèvent du droit du travail, ou d’autres branches du droit : droit civil, droit commercial, droit pénal, droit public…
Précisions : les lois correspondent aux articles d’un Code pourvus d’un “L” devant leur numéro, les règlements d’un “R”.
De même, le règlement ne peut pas prévoir de clause contraire ou moins favorable que celles prévues par la convention collective ou un accord collectif.
Exemple : la clause prévue par le règlement intérieur qui instaure des sanctions pécuniaires pour les salariés est contraire à l’article L1331-2 du Code du travail. Cette clause est réputée non-écrite (inapplicable).
Clauses contraires aux droits des personnes et aux libertés
Sont interdites les dispositions qui apporteraient aux droits des personnes et aux libertés individuelles et collectives des restrictions qui ne seraient pas justifiées par la nature de la tâche à accomplir ni proportionnées au but recherché .
Exemples de clauses interdites :- L’interdiction pour les salariés de se marier entre eux ;
- L’obligation (non justifiée et proportionnée au but recherché) de porter certains vêtements ou uniforme. La liberté de se vêtir n’est toutefois pas une liberté fondamentale !
- L’interdiction générale de porter le voile ou d’autres vêtements à connotation religieuse.
Précisions : le principe de neutralité (article L1321-2-1 du Code du travail)
Le règlement intérieur peut contenir des dispositions inscrivant le principe de neutralité et restreignant la manifestation des convictions des salariés si ces restrictions sont justifiées par l'exercice d'autres libertés et droits fondamentaux ou par les nécessités du bon fonctionnement de l'entreprise et si elles sont proportionnées au but recherché.
Clauses discriminatoires
Le règlement intérieur ne saurait contenir des dispositions discriminant les salariés dans leur emploi ou leur travail sur les motifs énoncés à l’article L1132-1 du Code du travail.
Toute clause discriminatoire dans le règlement intérieur serait nulle et exposerait l’employeur à des sanctions pénales (article 225-2 du Code pénal et L1132-4 du Code du travail).
Notes de service et règlement intérieur
Selon leur caractère et leur portée, les notes de service peuvent être assimilées à des adjonctions au règlement intérieur, ou non.
Ayant un caractère général et permanent
Pour une note de service (ou tout autre document) qui établit des règles ayant un caractère général et permanent dans les matières qui relèvent du règlement intérieur, celle-ci constitue une adjonction au règlement intérieur. Elle devra donc respecter la même procédure d’élaboration et de mise en place que le règlement (consultation des IRP, avis de l’inspecteur, publicité et dépôt).
Ayant un caractère temporaire ou limité
La note de service (ou document) qui a un caractère temporaire, limité à une certaine catégorie du personnel ou qui prévoit simplement des modalités d’application du règlement intérieur, n’est pas considéré comme une adjonction au règlement. Elle n’est pas soumise à la procédure d’élaboration et de mise en place.
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