Comment résister à la charge mentale en entreprise et gagner en bien-être au travail ? (2/4 )

Les femmes seraient plus touchées que les hommes par le stress au travail et le poids de la charge mentale. Mais tout le monde peut bien entendu mettre en place ces quelques techniques simples pour gagner en sérénité : pas de discrimination dans la recherche du bien-être au travail !

Après le premier travail d'analyse objective de sa situation (voir notre article précédent), il ne faut pas hésiter à faire le point sur les (fausses) croyances qui se cachent derrière cette situation. Exemple : "je dois être une superwoman", "c'est normal d'être débordé quand on est cadre", "une maman est toujours sur le pont"... Cela permet d'envisager le changement en remplaçant consciemment ces fausses croyances limitantes par des objectifs motivants du type "j'ai aussi le droit de prendre du temps pour moi", "je peux tout faire... mais pas en même temps", "je ne suis pas obligée d'être parfaite à 100% tout le temps".

Astuce n°1 : Comment créer un agenda idéal pour faire face aux urgences ?

On le sait. Pour faire rire Dieu, faites des plans ! La vie, et surtout la vie professionnelle, est pleine d'imprévus, d'urgences à traiter pour hier, de demandes de dernière minute qui obligent à enchaîner les heures supplémentaires pour venir à bout de notre sacro-sainte "to do list". Cette fameuse "to do list" qui peut rapidement passer du statut de précieux outil d'organisation à principal instrument de culpabilisation lorsqu'on arrive pas à la cocher assez vite... 

Première astuce donc, créer son agenda idéal.

Créer son agenda idéal permet de prévoir les imprévus. 

Un agenda idéal tient tout d'abord compte de ces fameux imprévus en les anticipant, c'est-à-dire en se ménageant systématiquement 20% de l'agenda pour traiter de ces fameuses urgences de dernière minute. Concrètement, cela signifie prévoir au moins une heure par jour sans rien du tout, c'est-à-dire sans activité planifiée. 

Si un imprévu se présente, cette heure permettra de "faire tampon". C'est le fameux "pied du pilote" qui vous permettra de ne pas vous mettre en retard dans vos activités planifiées... et donc de terminer à une heure raisonnable.

Et si aucun imprévu ne se présente, vous pourrez au choix partir plus tôt, échanger avec vos collègues, archiver vos papiers ou vous mettre en avance sur d'autres dossiers.

Créer son agenda idéal permet de hiérarchiser les tâches à faire.

On raconte que tandis que Georges CLEMENCEAU inspectait les tranchées, son ordonnance l'aurait interpellé suite à la réception d'un message. Le Tigre aurait demandé si le message était important ou urgent... et à l'ordonnance répondant qu'il s'agissait d'un message urgent, il aurait répliqué "l'urgent peut attendre ; l'important, jamais !!"

Pour discerner entre l'important et l'urgent, on a coutume de présenter en gestion du temps une matrice attribuée au Président Eisenhower qui définit nos activités comme suit :

• est prioritaire ce qui est impératif et immédiat
• est urgent ce qui a une échéance rapprochée
• est important tout ce qui suppose calme, concentration et réflexion. 

Il suffit ensuite de classer nos activités quotidiennes ou hebdomadaires en tenant compte de leur degré de priorité :

• Traiter tout de suite ce qui est Urgent ET Important  (UI)
• Planifier ce qui est Important sans être urgent (INU)
• Déléguer ce qui est Urgent sans être Important (UNI)
• Supprimer ce qui n'est ni urgent, ni important (NUNI).

Créer son agenda idéal permet de mieux prendre en considération le temps nécessaire à chaque tâche.

L'une des principales erreurs que l'on rencontre chez les personnes qui se sentent toujours débordées, c'est qu'elles démarrent leur journée pleine d'énergie, en ayant parfaitement en tête tout ce qu'elles doivent faire (la fameuse to do list), mais sans avoir pris le temps de "peser" le temps nécessaire à chaque action... Or, lorsqu'on ne sait pas où l'on va, on arrive souvent nulle part.

Afin de créer son agenda idéal et de diminuer la charge mentale sans diminuer son activité (voire même afin de nous permettre de gagner en énergie et donc en productivité), il est important d'anticiper sur le temps nécessaire à la réalisation de chaque action en fonction de notre réelle disponibilité (et sans oublier le temps réservé aux imprévus). Cela permet de l'inscrire sans surcharger notre agenda... et de lister en fin de journée tout ce qui a été fait (et non pas tout ce qui est à faire et se trouve donc reporté), de manière à nous sécuriser.