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La déclaration nominative

La loi du 22 mars 2012 relative à la simplification du droit et à l’allégement des démarches administratives a instauré la déclaration sociale nominative (DSN). Il s’agit d’un fichier mensuel produit à partir de la paie destiné à communiquer les informations nécessaires à la gestion de la protection sociale des salariées aux organismes concernés.

Qu’est-ce que la DSN ?

La DSN est un fichier mensuel produit à partir de la paie destiné à communiquer les informations nécessaires à la gestion de la protection sociale des salariés aux organismes et administrations concernées (CPAM, Urssaf, Pôle emploi, Centre des impôts, Caisses régimes spéciaux, etc.). En pratique, elle se substitue aux déclarations et formalités sociales qui incombent aux entreprises.

Depuis le 1er janvier 2016, la DSN remplace l’ensemble des déclarations annuelles effectuées par les entreprises et leurs mandataires. Avec la DSN, les employeurs ne procèdent plus qu’à une seule transmission mensuelle dématérialisée à partir des données de la paie. Cette déclaration est directement adressée à l’ensemble des organismes de protection sociale via le site www.net-entreprises.fr ou www.msa.fr pour celles relevant du régime agricole.

La DSN repose donc sur la transmission unique de données issues de la paie et de signalements d’évènements tels que :

  • les déclarations des cotisations sociales ;
  • les attestations nécessaires au versement des indemnités journalières de sécurité sociale (maladie, maternité, paternité, AT-MP) ;
  • les attestations de l’employeur destinées à Pôle emploi en cas de fin de contrat ;
  • les déclarations et enquêtes mensuelles de mouvements de main-d’œuvre ;
  • les relevés mensuels de mission des employeurs de travail temporaire (RMM).

La DSN pourra bientôt concerner d’autres déclarations telles que la DOETH, attestation de salaires relative à un temps partiel thérapeutique, attestation mensuelle (AEM), fin de contrat des intermittents, etc.

Obligation de déclaration mensuelle

La DSN est obligatoire pour tous les employeurs de personnel salarié ou assimilé, à l’exception :

  • des particuliers employeurs ;
  • des employeurs de la fonction publique ;
  • de certaines entreprises situées dans des zones géographiques non concernées par la DSN (Monaco, certaines collectivités d’Outre-Mer, certaines entreprises de Mayotte sans SIRET, etc.).

Si l’entreprise dispose de plusieurs établissements, une DSN doit être réalisée pour chaque établissement « employeur » disposant d’un numéro de SIRET propre.

L’employeur déclare chaque mois une déclaration mensuelle reflétant la paie du mois ainsi que les éléments de calcul et de paiement des cotisations et contributions sociales.

Une seule déclaration est à effectuer chaque mois :

  • avant le 15 du mois suivant la paie pour les autres entreprises.

Une déclaration tardive peut engendrer des pénalités de retard.

Si un évènement (arrêt de travail, fin de contrat de travail) survient au cours du mois, il faut le signaler via la DSN dès qu’il est connu.

Information des salariés

Lorsque l’entreprise entre dans le dispositif DSN, elle a l’obligation, en tant qu’employeur, d’en informer les salariés.

L’entreprise peut effectuer des actions de communication telles que :

  • une réunion d’information à l’ensemble du personnel ;
  • un envoi d’un courriel ou d’information sur l’extranet ou par l’intermédiaire des canaux de communication habituel ;
  • un envoi de la fiche d’information dans un courrier adressé en même temps que le bulletin de salaire.

DSN et prélèvement à la source

La DSN permettra la mise en place du prélèvement à la source de l’impôt sur le revenu qui sera effectué au 1er janvier 2019.

Pour mettre en œuvre ce prélèvement, quelques années seront ajoutées à la DSN mensuelle. L’assiette du calcul de prélèvement à la source sera le salaire net imposable, qui est déjà calculé par les logiciels de paie et qui figure déjà sur les bulletins mensuels de paie.

La direction générale des Finances publiques (DGFiP) transmettra aux entreprises par voie dématérialisée le taux de prélèvement à appliquer aux revenus. Le montant correspondant sera reversé au titre d’un mois (ou d’un trimestre pour les TPE) à l’administration fiscale.

Quelles sont les sanctions en cas de manquements à l’obligation DSN ?

La direction générale des Finances publiques (DGFiP) transmettra aux entreprises par voie dématérialisée le taux de prélèvement à appliquer aux revenus. Le montant correspondant sera reversé au titre d’un mois (ou d’un trimestre pour les TPE) à l’administration fiscale.

En cas de défaut de production de la DSN dans les délais ou omission de salariés ou assimilés

Le défaut de production de la DSN dans les délais prescrits ou l’omission de salariés ou assimilés entraîne l’application d’une pénalité de 1,5 % du plafond mensuel de sécurité sociale par salarié ou assimilé.

Remarque : Le montant de la pénalité est arrondi à l’euro supérieur, au titre de chaque salarié ou assimilé pour lequel est constaté le défaut de déclaration, l’omission.

Cette pénalité est appliquée pour chaque mois ou fraction de mois de retard. Elle est calculée en fonction de l’effectif connu ou transmis lors de la dernière déclaration produite par l’employeur.

Lorsque le défaut de production n’excède pas 5 jours, la pénalité est plafonnée à 150 % du plafond mensuel de la sécurité sociale en vigueur par entreprise. Ce plafonnement n’est applicable qu’une seule fois par année civile.

En cas d’inexactitude des rémunérations déclarées

L’inexactitude des rémunérations déclarées ayant pour effet de minorer le montant des cotisations dues fait encourir à l’employeur une pénalité de 1 % du plafond mensuel de sécurité sociale ou assimilé.

Autres situations

Toutes les autres omissions et inexactitudes font encourir à l’employeur une pénalité.

Toutefois, cette pénalité n’est pas applicable en cas de régularisation de l’employeur dans les 30 jours suivant la transmission de la déclaration portant les données omises ou inexactitudes.

Synthèse des pénalités déclaratives: Types de manquement et sanctions.

  • Non-respect du vecteur DSN:  0,5 % du plafond mensuel de la Sécurité sociales par salarié :
    a) pour les entreprises relevant du champ de la DSN en application du décret du 24 septembre 2014 fixant les seuils de l'obligation anticipée d'effectuer la DSN : - montant plafonné à 10 000 € si l'entreprise emploie au moins 2 000 salariés ; - montant plafonné à 750 € par entreprise si l'entreprise emploie un nombre inférieur à 2 000 salariés ;

    b) pour les entreprises relevant du champ de la DSN en application du décret du 18 mai 2016 fixant les dates limites pour la transmission obligatoire de la DSN ; montant plafonné à 750 € par entreprise et par mois.
  • Défaut de production dans les délais: 1,5 % du plafond mensuel de la Sécurité sociale par salarié et par mois ou fraction de mois de retard. Montant plafonné à 150 % plafond mensuel de la Sécurité sociale par entreprise si défaut de production inférieur ou égal à 5 jours. Plafonnement une fois par année civile maximum. La pénalité est calculée en fonction de l'effectif connu ou transmis lors de la dernière déclaration produite par l'employeur.
  • Omission de salariés ou assimilés: 1,5 % du plafond mensuel de la Sécurité sociale par salarié et par mois ou fraction de mois de retard. Montant plafonné à 150 % du plafond mensuel de la Sécurité sociale par entreprise si défaut de production inférieur ou égal à 5 jours. Plafonnement une fois par année civile maximum. La pénalité est calculée en fonction de l'effectif connu ou transmis lors de la dernière déclaration produite par l'employeur.
  • Autres omissions: 0,5 % du plafond mensuel de la Sécurité sociale par salarié ou pour les données d'identification de l'employeur. Pénalité non applicable en cas de régularisation de l'employeur dans 30 jours suivant la transmission de la déclaration portant les données omises.
  • Inexactitude dans les rémunérations déclarées ayant pour effet de minorer le montant des cotisations dues: 1 % du plafond mensuel de la Sécurité sociale par salarié ou assimilé.
  • Autres inexactitudes: 0,33 % du plafond mensuel de la Sécurité sociale par salarié ou pour les données d'identification de l'employeur. Pénalité non applicable en cas de régularisation de l'employeur dans 30 jours suivant la transmission de la déclaration portant les données inexactes. 

Textes

CSS, art. L. 133-5-3

CSS, art. R. 130-2

CSS, art. R. 133-4

CSS, art. R.133-14

CSS, art. R. 243-6

Arr. 27 juin 2013, NOR : BUDS1316824A : JO, 5 juill.

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