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La déclaration préalable à l'embauche (DPAE)

Afin de lutter contre le travail clandestin, la loi du 31 décembre 1991 a créé l’obligation pour tout employeur de déclarer pour l’ensemble de ses recrutements l’embauche de tout salarié, quelle que soit la nature ou la durée du contrat par le biais de la déclaration préalable à l’embauche (DPAE) à l’Urssaf.

La DPAE : un préalable obligatoire à l’embauche

Toute embauche de salarié relevant du régime général de la Sécurité sociale, quels que soient le secteur d’activité, les conditions d’exercice de la profession et la durée d’engagement doivent être déclarés par le biais de la DPAE.

Tout employeur a l’obligation de déclarer pour l’ensemble de ses recrutements l’embauche de tout salarié au moyen de la DPAE à l’Urssaf ou à la Caisse de Mutualité sociale agricole (MSA). Celle-ci doit être réalisée avant que n’intervienne l’embauche sous peine de sanctions pénales.

Cette formalité permet de regrouper sur un support unique diverses déclarations devant, le cas échéant, être opérées par un employeur avant l’embauche. Elle vaut, par ailleurs, accomplissement de certaines formalités.

Réalisation de la déclaration auprès de l’Urssaf

La DPAE doit être réalisée avant que n’intervienne l’embauche.

La déclaration doit être adressée à l’Urssaf dans le ressort territorial duquel est situé l’établissement devant employer le salarié, au plus tôt dans les 8 jours précédant la date prévisible d’embauche.

Toutefois, lorsqu’elle est transmise par lettre recommandée avec AR, la DPAE doit être envoyée au plus tard le dernier jour précédant l’embauche, le cachet de la poste faisant foi.

Depuis le 1er octobre 2014, les employeurs du régime général (hors particuliers employeurs) ayant effectué plus de 50 DPAE au cours de l’année civile précédente doivent adresser leur DPAE par voie dématérialisée.

Le non-respect de cette obligation de transmission par voie dématérialisée entraînera l’application d’une pénalité égale, par salarié, à 0,5 % du plafond mensuel de la Sécurité sociale.

L’Urssaf adresse à l’employeur à l’employeur un document accusant réception de la déclaration et mentionnant les informations enregistrées dans les 5 jours ouvrables suivant celui de la réception du formulaire de déclaration.

Si l’employeur ne conteste pas les informations sur ce document dans les 2 jours ouvrables suivant la réception de celui-ci, ce document constitue une preuve de déclaration.

A noter que depuis le 7 février 2015, l’Urssaf ne délivre plus d’accusé de réception « papier » pour les DPAE transmises par fax ou courrier. L’organisme conseille aux employeurs d’effectuer leurs DPAE en ligne depuis le site Internet « www.net-entreprises.fr ».

Les mentions obligatoires de la DPAE

La DPAE doit comprendre les mentions suivantes :

  • dénomination sociale ou nom et prénoms de l'employeur, code APE, adresse de l'employeur, numéro du système d'identification du répertoire des entreprises et de leurs établissements ainsi que le service de santé au travail dont l'employeur dépend s'il relève du régime général de sécurité sociale ;
  • nom, prénoms, sexe, date et lieu de naissance du salarié, ainsi que son numéro national d'identification, s'il est déjà immatriculé à la Sécurité sociale ;
  • date et heure d'embauche ;
  • nature, durée du contrat ainsi que la durée de la période d'essai éventuel pour les CDI et les CDD dont le terme ou la durée minimale excède 6 mois.

Les formalités d’embauche réalisées par le biais de la DPAE

Aux termes de l’article R. 1221-2 du code du travail, la DPAE permet de faire en une seule démarche les formalités obligatoires auprès de l’Urssaf :

  • la déclaration de première embauche dans un établissement ;
  • l’immatriculation de l’employeur au régime général de sécurité sociale et au régime d’assurance-chômage, en cas d’embauche d’un premier salarié ;
  • l’immatriculation du salarié à la caisse primaire d’assurance-maladie (CPAM) ou MSA ;
  • l’adhésion de l’employeur à un service de santé au travail ;
  • la demande de visite d’information et de prévention ;
  • le pré-établissement de la déclaration annuelle des données sociales (DADS).

Obligation d’information de l’employeur vis-à-vis du salarié

Lors de l’embauche, l’employeur doit remettre au salarié une copie de déclaration préalable à l’embauche ou de l’accusé de réception reçu de l’Urssaf et mentionnant les informations contenues dans la déclaration.

Cette obligation de remise est considérée comme satisfaite dès lors que le salarié dispose d’un contrat de travail écrit, accompagné de la mention de l’organisme destinataire de la déclaration.

Obligations de l’employeur vis-à-vis des inspecteurs du travail

L’employeur doit présenter à toute réquisition des agents de contrôle mentionnés à l’article L. 8271-7 du code du travail :

  • soit l’accusé de réception de la déclaration que lui adresse l’Urssaf qui doit être conservé jusqu’à l’établissement de la DADS ;
  • soit, tant qu’il ne l’a pas reçu, les éléments permettant de vérifier qu'il a bien procédé à la déclaration (tels qu'avis de bonne réception de la télécopie, ou double de la lettre d'envoi et récépissé postal).

A défaut, l’employeur encourt des sanctions pénales.

Les exceptions à l’obligation de DPAE

L’employeur n’a pas de DPAE à effectuer auprès de l’Urssaf pour :

  • le stagiaire n’ayant pas la qualité de salarié ;
  • les adhérents au titre emploi service entreprise (Tese), et au Titre firmes étrangères (TFE), au chèque emploi associatif (CEA) car cette déclaration est intégrée à ces dispositifs.

Cas de contrats successifs chez le même employeur

Un employeur qui embauche plusieurs fois un même salarié doit procéder à chaque fois à une DPAE par contrat. Sauf si l’exécution des contrats s’effectue sans interruption, ou qu’un contrat à durée indéterminée est immédiatement conclu après un contrat temporaire.

Une nouvelle visite d’information et de prévention ne s’impose pas en cas de contrats successifs.

Cas des salariés à employeurs multiples

Un salarié travaillant pour plusieurs employeurs doit faire l’objet d’une déclaration par chaque employeur.

Les sanctions à l’encontre de l’employeur pour défaut de DPAE

Le défaut de DPAE peut donner lieu à une amende prévue pour les contraventions de 5ème classe.

L’article L. 1221-11 du Code du travail a prévu que le non-respect de l’obligation de DPAE entraîne une pénalité dont le montant est égal à 300 fois le taux horaire du minimum garanti, soit 1 071€ par salarié concerné.

L’absence de déclaration préalable est susceptible d’être sanctionné au titre du travail dissimulé en cas d’omission volontaire de la DPAE. Le fait pour un employeur de se soustraire intentionnellement à l’obligation de procéder à cette déclaration est réputé être constitutif de délit de travail dissimulé par dissimulation d’emploi salarié. Il encourt une peine de 3 ans d’emprisonnement ainsi qu’une amende de 45 000€ portée à 225 000€ pour les personnes morales.

Est puni d’une peine d’amende pour les contraventions de la 4ème classe le fait pour tout employeur :

  • de ne pas présenter à toute réquisition des agents de contrôle l'avis de réception adressé par l'Urssaf, ou tant qu'il n'a pas reçu cet avis de ne pas leur communiquer les éléments leur permettant de vérifier qu'il a bien procédé à la DPAE ;
  • de ne pas remettre sans délai au salarié la copie de la DPAE ou de l'accusé de réception, ou à défaut de ne pas lui délivrer un contrat écrit accompagné de la mention de l'organisme destinataire de la DPAE.

L’employeur peut également se voir refuser des aides publiques à l’emploi et à la formation et fermer à titre provisoire l’établissement pour une durée ne dépassant pas 3 mois. Les mesures d’exonération, de réduction de cotisations ou de minoration de l’assiette des cotisations dont ils bénéficient peuvent ainsi être annulées.

Nature de la formalité

Effectif des entreprises et établissements concernés

Délai

Déclaration préalable à l’embauche (DPAE)

Pas de minimum légal

En cas de déclaration électronique, au plus tôt 8 jours avant la date prévisible de l’embauche ;

En cas de déclaration papier, au plus tard le dernier jour ouvrable précédant l’embauche

Déclaration de première embauche

Pas de minimum légal

 

Avant l’embauche

Articles

C. trav. Art. L. 1221-10

C. trav. Art. L. 1221-11

C. trav. Art. L. 8221-5

C. trav. Art. L. 8224-1

C. trav. Art. L. 8224-5

C. trav. Art. R. 1221-2 à R.1221-18

C. trav. Art. D. 1221-18

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