Le registre unique du personnel
Le registre unique du personnel est un document ou un fichier permettant de tenir à jour la liste des salariés d’une entreprise et comportant des mentions réglementaires devant être inscrites de manière indélébile. La tenue de ce registre constitue une obligation pour l’employeur.
Le registre unique du personnel : une obligation pour l’employeur
Tout employeur a l’obligation de tenir un registre unique du personnel sur lequel doivent figurer, dans l’ordre d’embauche et de façon indélébile, les noms et prénom de tous les salariés (y compris les travailleurs à domicile et intérimaires) occupés par établissement, à quelque titre que ce soit, et, pour chacun d’eux, les renseignements suivants :
- nationalité ;
- date de naissance ;
- sexe ;
- emploi ;
- qualification,
- dates d’entrée et, le cas échéant, date de sortie de l’établissement ;
- lorsqu’une autorisation d’embauche est exigée (embauche d’un jeune de moins de 16 ans ou travailleur étranger), date de l’autorisation ou de la demande d’autorisation ;
- pour les intérimaires : le nom et l’adresse de l’entreprise de travail temporaire ;
- pour les stagiaire et les volontaires en service civique : leur nom et prénoms, ainsi qu’un certain nombre d’indications complémentaires, dans une partie spécifique (voir ci-après) ;
- pour les salariés étrangers assujettis à la possession d’un titre de travail : titre et numéro du titre, avec en annexe la copie du titre ;
- pour les salariés étrangers détachés en France : une copie de la déclaration de détachement en annexe du registre.
Une partie spécifique est consacrée aux stagiaires dans laquelle l’employeur indique les noms et prénom des intéressés dans leur ordre d’arrivée. L’employeur ajoute à ces informations les dates de début et de fin du stage ou de la période de formation en milieu professionnel, les nom et prénoms du tuteur et le lieu de résidence du stagiaire.
Depuis le 29 janvier 2017, dans cette partie spécifique, se trouvent également les nom et prénoms des personnes volontaires au service civique, dans leur ordre d’arrivée.
Les différentes mentions doivent être portées au registre unique du personnel soit au moment de l’embauche (ou de l’arrivée de l’intérimaire, du stagiaire ou du volontaire au service civique), soit au fur et à mesure de la survenance des évènements postérieurs à l’embauche (modification survenant dans l’état civil, qualité ou statut du salarié, etc.).
Le support informatique
La mise en place d’un support informatique en substitution du support papier suppose la consultation préalable du comité d’entreprise (ou, à défaut, des délégués du personnel) ou, à terme, du comité social et économique. L’employeur doit adresser à l’inspecteur du travail l’avis résultant de la consultation.
Pour la tenue du registre du personnel, l’entreprise peut donc utiliser un support informatique, à condition qu’il permette :
- la présentation des mentions concernant les salariés par ordre d’embauchage ou de mise à disposition ;
- la mise à jour immédiate du support de substitution concernant les mentions relatives à l’embauchage d’un salarié ou à un changement de situation ;
- l’adjonction des mentions rectificatives obligatoires sans effacement des mentions initiales.
La mise à disposition du registre
Le registre unique du personnel doit être constamment tenu à la disposition :
- des délégués du personnel ou, à terme, du CSE ;
- des agents de contrôle de l’inspection du travail ;
- des agents chargés de veiller à l’application du Code de la sécurité sociale.
Le registre doit également être présenté au salarié qui en fait la demande pour les informations le concernant en vertu des dispositions de la loi informatique et libertés.
L’employeur peut être contraint de présenter le registre unique du personnel dans le cadre d’un litige, par exemple pour démontrer qu’il a respecté la priorité de réembauche.
Le délai de conservation
Les mentions obligatoires portées sur le registre doivent être conservées 5 ans à compter de la date à laquelle le salarié (ou le stagiaire) a quitté l’établissement.
Les sanctions pénales
La non-tenue ou la non-communication du registre du personnel aux personnes habilitées à le consulter est passible de l’amende prévue par les contraventions de la 4ème classe (amende pouvant aller jusqu’à 750€), appliquée autant de fois qu’il y a de salariés concernés.
Le fait de ne pas pouvoir présenter le registre à l’inspection du travail ou de mettre à sa disposition un registre incomplet constitue un délit d’entrave à l’exercice des fonctions d’agent de contrôle de l’inspection du travail.
Textes
Jurisprudences
cass. soc. 6 janvier 2016, n°15-10.975
cass. soc. 23 juin 2009, n°07-44.640