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La convocation à l'entretien préalable

L’entretien préalable, élément essentiel et indispensable avant toute sanction, est un entretien soumis à plusieurs conditions.
En effet, de par sa nature obligatoire, il est soumis à un formalisme écrit lors de la convocation.

Le formalisme de la lettre de convocation à l’entretien préalable

La convocation à l’entretien préalable peut se faire de plusieurs manière :

L’employeur peut, au choix, envoyer en lettre recommandée avec accusé de réception la convocation à son salarié ou lui remettre en main propre contre décharge.

Ces deux méthodes ont chacune leurs avantages et inconvénients.

Si l’employeur décide d’envoyer une lettre, il devra faire attention à ne pas faire d’erreur d’adresse.

En effet, si la lettre n’est pas reçue par le salarié, la procédure deviendrait irrégulière. Cependant, il convient de noté que la procédure est considérée valable si l’employé a changé d’adresse sans le signaler à son employeur.

Quant à la remise en main propre, il conviendra d’impérativement exiger la signature d’une décharge au salarié afin d’obtenir un moyen probatoire quant à la bonne réalisation de la procédure.

L’employeur aura deux mois maximum, après connaissance des faits qu’il reproche à l’employé, pour envoyer la convocation à l’entretien préalable. Passé ce délai, l’entretien sera entaché d’irrégularité et le salarié pourra le contester.

En plus de ce formalisme quant à l’envoi de la lettre, il existe une condition de fond afin de garantir la validité de la lettre.

Une convocation orale sera invalide par nature, la convocation devant nécessairement être écrite.

Le contenu de la convocation à l’entretien préalable

Le Code du Travail, en son article R1232-1, prévoit certaines mentions obligatoires au sein de la convocation à l’entretien préalable :

Dans un premier temps, l’employeur devra convoquer le salarié à un entretien préalable.

Pour se faire, il devra envoyer à son salarié une lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre contre décharge qui devra contenir plusieurs informations :

- La date de l’entretien.

- l’objet de l’entretien, c’est à dire, les griefs reprochés au salarié. En cas de licenciement, par exemple, le terme licenciement doit clairement apparaître. Une imprécision quant à l’objet de l’entretien peut causer un préjudice au salarié, et donc, lui ouvrir droit à réparations.

En revanche, en cas de licenciement, le motif de licenciement n’est pas nécessairement exigé (Cass. soc. 4 nov. 1992, Dr. soc. 1992.1002, Bull. civ. V, no 530 )

- L’heure et le lieu de l’entretien, qui n’est pas nécessairement le lieu de travail du salarié.

- Les droits du salarié, notamment celui de se faire assister lors de l’entretien par un de ses collègues membre de l’entreprise.

- La possibilité d’avoir recours à un conseiller du salarié dont les coordonnées devront être indiquées.

La convocation à cet entretien ne devra jamais contenir d’éléments sous-entendant que la sanction est déjà ferme et la négociation impossible.

Le salarié doit pouvoir se défendre et avoir l’occasion de faire amende honorable.

Références :

Code du Travail, art R1232-1

Cass. soc. 4 nov. 1992, Dr. soc. 1992.1002, Bull. civ. V, no 530

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